Combien de temps garder les papiers

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En Allemagne, on distingue selon que la durée de garde d’un document soit fixée dans le document lui-même (par exemple, dans un contrat) ou bien que qu’un délai de conservation soit prévu par le législateur.

Les documents doivent être conservés dans leur forme originale. La garde sous forme de micro-film est reconnue. De même que les CD, DVD, à condition de conserver un appareil permettant la lecture de ces supports.

Dans tous les cas, le délai court à partir de la fin de l’année ! Donc si votre document est du 15 janvier, par exemple 10 ans + 11 mois et demi !!!

Les délais de garde des documents varient selon :

  • qu’il s’agisse de documents de la vie courante ou vie privée,
  • que l’on soit dans une entreprise.

Documents de la vie courante

Selon les documents, il y-a plusieurs délais possibles.

6 mois 

  • réclamation possible jusqu’à 6 mois après un voyage dont les prestations n’ont pas été remplies ou que partiellement remplies

1 an 

  • Arrêt maladie

2 ans

  • pour tous types de contrats d’achat (immobilier, mobilier, voiture, etc…).
    • Imprimer les mails ou faites des sauvegardes. Votre disque dur peut être détruit.
    • Cette durée de 2 ans correspond aussi à la garantie légale minimale.

Remarque : si vous achetez une extension de garantie pour un objet, veillez à bien garder la facture pendant toute la durée de la garantie.


  • Factures des avocats, notaires, médecins. Seules les factures doivent être conservées. Pas les descriptifs des coûts des procès (Prozessrechung)

10 ans 

  • Le dossier complet de votre déclaration de revenus.
  • Tous vos relevés de salaires et les relevés joints à la déclaration

Attention: en cas de contrôle, s’il vous manque des documents, le fisc procède par estimation... cela peut vous revenir très cher.


  • Relevés bancaires
  • Crédit: bien entendu, vous devez conserver tous les documents afférant au crédit durant la durée du crédit. Ensuite, vous devez conserver pendant 10 ans ces documents, notamment le tableau d’amortissement.

30 ans 

  • Jugements, dossier constituant un procès, ordonnance portant injonction de payer.

Jusqu’à la fin du contrat (par exemple la vente de l’objet)

Pour des raisons fiscales, il vaut mieux conserver ces documents au moins 10 ans.

  • Assurances (papiers relatives aux différentes assurances : maladie, vie, responsabilité civile, etc)
  • Pour l’assurance auto, ne pas oublier, en plus du contrat d’achat, de conserver les papiers de la voiture et le justificatif d’imposition du véhicule (= Kraftfahrzeugsteuerbescheid). Ce sont les preuves que le véhicule ne vous appartient plus s’il y a un accident après que vous l ayez vendu.
  • Logement, location: contrat de location, état des lieux, factures pour les charges et toutes les factures qui à la fin du contrat de location servent pour terminer le contrat (factures pour la cuisine, les sols, par exemple…)
  • Logement, propriétaire: extrait du cadastre (Grundbuchauszug), les factures pour la construction, les dessins (plans techniques) et toutes les factures qui pour la vente du bien sont nécessaires pour la négociation du prix (cuisine, chauffage, sols, énergie solaire…)

À vie 

  • Certificat de naissance
  • Certificat de baptême
  • Certificat de mariage
  • Copies du passeport, carte d’identité et du permis de conduire.
  • Diplômes (attention: en Allemagne, on parle de Zeugnisse, qui a un sens très large)
  • Certificat de formation
  • Expertises médicales
  • Certificat de décès des parents (ascendants et descendants)
  • Documents pour le calcul de la retraite:
    • Contrats de travail
    • Documents de l’assurance sociale (fourni une fois par an par l’employeur)
    • Tous vos relevés de salaires
    • Les justificatifs d’immatriculation, de paiements de vos cotisations obligatoires depuis le début de votre formation. Remarque: en Allemagne, une certaine durée pour les études longues est prise en compte pour le calcul de la retraite

Dans une entreprise 

Les délais légaux sont fixés soit par le Handelsgesetzbuch (Code de Commerce) ou la loi sur la responsabilité des produits (Produkthaftungsgesetz), les lois fiscales (Steuerrecht) et le droit civil (BGB, ZPO). Les délais de garde sont soit de 10 ans , soit de 6 ans.

La méthode de garde online/offline est appréciée de la même manière.

Exception faite pour les bilans d’ouvertures, les comptes annuels de fin d’année des entreprises, les originaux reçus et les copies de lettres commerciales ou d’affaires envoyées qui doivent être conservées sous forme papier.

Délais de garde des documents

Remarque: j’ai volontairement laissé la version allemande pensant que certains d’entre vous seraient heureux d’avoir la traduction.

Attention: pour tous les documents qui sont aussi des justificatifs comptables, la règle générale est un délai de 10 ans. Délai de garde en année
A
An-, Ab und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen / Immatriculation, Désinscription, changement d’immatriculation aux caisses d’assurance maladie publiques et caisses de remplacement
6
Abrechnungsbelege / justificatif de règlement
10
Abschreibungsunterlagen / documents d’amortissement
10
Abtretungserklärungen / déclaration de cession
6
Akkreditive
6
Aktenvermerke (soweit Bilanzunterlagen oder

steuerlich-relevant) / mentions accompagnant les documents, notamment dans les bilans ou qui ont un impact fiscal

10
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben /document relatifs à une offre qui ont conduit au contrat (=document pour le pre-négociation d’un contrat)
6
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben / documents de pré-négociation si le contrat n’aboutit pas
0
Angestelltenversicherung (soweit Buchungsbelege)
10
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HBG)
10
Anlageverzeichnisse
10
Anwesenheitsliste (z. B. Stempelkarten)
  1. soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich
  2. soweit für Lohnberechnung erforderlich
  3. sonst


10
6
0
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung
10
Arbeitsplatzbeschreibung
0
Ausfuhrunterlagen (Ausfuhrerklärungen und Belegnachweise für Um-satzsteuer usw.)
6
Ausgangsrechnungen
10
Außendienstabrechnungen
10
Außenhandelsunterlagen
6
Auszahlungsbelege
10
B
Bankauszüge, Bankbelege
10
Bankbürgschaften
6
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger
10
Belege, Sammelbelege, Beleglisten
  1. soweit Buchungsunterlagen
  2. sonst (interne Kontroll- und Verrechnungsbelege)


10
0
Bestandsermittlungen (Inventurunterlagen)
10
Bestellungen, Auftragsunterlagen

(einschließlich vorangegangenem Angebot)

6
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen
10
Betriebskostenrechnung
10
Betriebsprüfungsberichte
6
Bewertungsunterlagen
10
Bewirtungsunterlagen
10
Bilanzen und Bilanzanlagen
10
Bons
10
Buchungsanweisungen
10
Buchungsbelege
10
C
Codierungslisten
10
COM-Verfahrensbeschreibungen
10
Cpd-Konto (Konto pro Diverses)
10
D
Datenträger von Buchungsbelegen
10
Datenträger (von Handelsbüchern, Inventaren, Lageberichten, Kon-zernlageberichten/einschließlich der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen/Organisationsunterlagen)
10
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)
6
Dauerauftragsunterlagen
10
Debitorenbuchhaltung
10
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen
10
Doppelbesteuerungsunterlagen
6
Dubiosenbücher, Unterlagen über dubiose Forderungen
10
E
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich

(z. B. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisations-beschreibungen)

10
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenbücher
10
Einfuhrunterlagen (Zollunterlagen, Einfuhrumsatzsteuerbelege usw.)
6
Eingangsrechnungen
10
Einheitswertunterlagen
6
Einkaufsbücher, Wareneinkaufsbücher
10
Eröffnungsanträge für Bankkonten und Depots
6
Eröffnungsbilanzen
10
Essenmarkenabrechnungen
6
Exportunterlagen
6
F
Fahrkostenerstattungsunterlagen
10
Finanzberichte
6
Frachtbriefe
6
Frachttarife
6
Freistempler-Abrechnungsunterlagen
10
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schät-zungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar
10
Gehaltsabrechnungen, -bücher, -journale, -kontokarten, -listen, Ge-haltspfändungsunterlagen
10
Gemeinkostenverteilungsschlüssel
6
Genehmigungen - nach Gültigkeitsablauf
6
Gesamtkostenzusammenstellungen
6
Geschäftsberichte (unterschriebenes Belegexemplar)
10
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)
6
Geschenknachweise
6
Gesellschafterversammlung, -beschlüsse, Protokolle und sonstige Un-terlagen
10
Gewährleistungsverpflichtungen
6
Gewerbesteuerunterlagen /
6
Gewinn- und Verlustrechnungen (Jahresrechnung) / factures de gain ou pertes (dans le cadre des bilans annuels)
10
Gewinnfeststellungen
6
Gründungsakten der Gesellschaft
10
Grundbuchauszüge, Grundbücher und Journale (soweit Inventurunter-lagen)
10
Grundbuchauszüge bei Kreditsicherungen, nach Vertragsablauf
6
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)
10
Gutschriften, Gutschriftanzeigen
10
H
Handelsbilanzen
10
Handelsbriefe
6
Handelsregisterauszüge
6
Hauptbücher, -karteien
10
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)
10
I
Importunterlagen (Einfuhrunterlagen)
6
Inkassobücher, -quittungen
10
Inkassokarteien
6
Inventare, Inventarnachweise
10
Inventuranweisungen, -reinschriften
10
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke
10
Investitionszulage (Nachweise)
6
J
Jahresabschlüsse (Bilanzen, Ergebnisrechnungen)
10
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent
10
K
Kalkulationen und Kalkulationsunterlagen, Kostenrechnungen
  1. soweit steuer- und handelsrechtlich relevant (z. B. für Vorratsbewertung)
  2. sonst


6
0
Kantinenunterlagen
10
Kapitalerhöhungsunterlagen
6
Kapitalertragssteuerunterlagen
6
Kassenabrechnungen / factures de caisse
10
Kassenbelege / justificatifs de caisse
10
Kassenbücher und Kassenberichte mit Kassenbuchfunktion
10
Kassenzettel (nicht, soweit Tagessummenbons aufbewahrt werden)
6
Kaufverträge / contrat d’achats
6
Kommissions- (Auftrags-) und Abrechnungsunterlagen
10
Kommissionslisten
6
Konnossemente
6
Konsignationsunterlagen
10
Kontenpläne/Kontenregister
10
Kontierungsbelege
10
Kontoauszüge
10
Kontokorrentbücher, -kontenkarten, -saldenverzeichnisse, -listen
10
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte
10
Kostenartenpläne
10
Kostenstellenpläne
6
Kostenträgerrechnungen
10
Kreditorenbuchhaltung
10
Kreditunterlagen
  1. Buchungsunterlagen
  2. Korrespondenz


10
6
Kurzarbeitergeldlisten
6
L
Ladescheine
10
Lageberichte (auch für Konzerne)
10
Lagerbücher, -karteien
10
Lastschrift- und Gutschriftunterlagen
10
Leasingunterlagen
6
Leasingverträge (nach Vertragsende)
6
Lieferantenerklärungen
  1. Lieferantenerklärung auf einer Rechnung


6
10
Lieferscheine
10
Lizenzunterlagen
6
Lohnabrechnungen
  1. Lohnbelege, -bücher


6
10
Lohnkonten (siehe § 41 Abs. 1 Satz 9 EstG)
6
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen
10
Lohnquittungen
10
Lohnsteuer-Jahresausgleich, Unterlagenüber Lohnsteuerkonten fürArbeiter und Angestellte
10
M
Magnetbänder, -platten (soweit Grundbuch-, Konten- oder Belegfunkti-on)
10
Mahnungen und -bescheide
6
Maschinenkarteien (z. B. Anlagevermögenskarteien)
10
Materialabrechnungen
10
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)
6
Monatsinventuren
0
N
Nachkalkulationen
10
Nachnahmebelege und -karten
10
Nebenbücher
10
O
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung
10
P
Pachtunterlagen (soweit Handelsbriefe)
6
Pachtunterlagen (soweit Buchungsbelege)
10
Patente und Patentunterlagen - nach Ablauf des Patents
6
Pensionskassenunterlagen
10
Pfändungsunterlagen
10
Portokassenbücher, soweit Belegfunktion
10
Postgiroauszüge und –belege
10
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien (soweit Bu-chungsunterlagen)
10
Preislisten
6
Proformarechnungen, soweit nicht Buchungs- oder Ausfuhrunterlagen
0
Protokolle1
10
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen
10
Prozesakten (nach Abschluss des Prozesses)
10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers
10
Q
Quartalsabschlüsse vorgeschriebene
10
Quittungen
10
R
Rabattangelegenheiten
10
Rechnungen
10
Rechnungseingangsbücher (externe, interne) mit Grundbuch-oderWareneingangsfunktion
10
Rechtstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensab-schluss
10
Reisekostenabrechnungen
10
Repräsentationsaufwand, Unterlagen über
10
Rückstellungsunterlagen
10
S
Sachkonten
10
Saldenbestätigungen, soweit Handelsbriefe
6
Saldenbilanzen
10
Saldenlisten, soweit Jahresabschlussunterlagen
10
Schadensunterlagen, soweit Bilanzunterlagen
  1. sonst


10
6
Scheckbelege, Scheckbegleitblätter, -listen, -einzugsaufträge, Scheck-versandverzeichnisse usw.
6
Schriftwechsel
6
Schuldscheine
6
Skontolisten (soweit Buchungsunterlagen)
10
Sozialversicherungsunterlagen
6
Sparbücher
6
Spendenbescheinigungen
10
Steuererklärungen und –bescheide, Steuerrückstellungsberechnun-gen, Steuerbilanzen nebst Anlagen (soweit keine Handelsbilanz vor-handen)
10
Stornobelege
10
T
Tätigkeitsberichte
10
Telefonkostennachweise
10
Teilzahlungsunterlagen (soweit Buchungsunterlagen)
10
U
Überstundenlisten und -meldungen
  1. soweit Lohnbelege


6
10
Überweisungs- und Umbuchungsbelege
10
Umsatzsteuervoranmeldungen
10
Urlaubsanträge
0
Urlaubslisten für Rückstellungen
10
Ursprungszeugnisse
6
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)
10
Verkaufsbelege, -bücher und -journale
10
Vermögensverzeichnis
10
Vermögenswirksame Leistungen (soweit Buchungsbelege)
10
Vermögenswirksame Leistungen (Handelsbriefe)
6
Verträge
6
Verträge (soweit handels-/steuerrechtlich von Bedeutung)
10
Versand- und Frachtunterlagen
  1. soweit Buchungsbelege


6
10
Versicherungsunterlagen
6
Versorgungsunterlagen (soweit Buchungsunterlagen)
10
Verträge/Vertragsunterlagen
6
Vertreterunterlagen
6
W
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren)
10
Wareneingangs- und -ausgangsbücher
10
Wechsel, eingelöste (soweit Buchungsbelege -> Wechselsteuern)
10
Werbekosten, Belege über
10
Wertberichtigungen (Inventurunterlage)
10
Z
Zahlungsanweisungen
10
Zahlungsbelege
10
Zessionen, Unterlagen über
6
Zinsabrechnungen
10
Zinsabrechnungsunterlagen
6
Zollbelege
10
Zwischenbilanzen Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirt-schaftsjahres
10



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Joël Hatsch


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