Combien de temps garder les papiers
En Allemagne, on distingue selon que la durée de garde d’un document soit fixée dans le document lui-même (par exemple, dans un contrat) ou bien que qu’un délai de conservation soit prévu par le législateur.
Les documents doivent être conservés dans leur forme originale. La garde sous forme de micro-film est reconnue. De même que les CD, DVD, à condition de conserver un appareil permettant la lecture de ces supports.
Dans tous les cas, le délai court à partir de la fin de l’année ! Donc si votre document est du 15 janvier, par exemple 10 ans + 11 mois et demi !!!
Les délais de garde des documents varient selon :
- qu’il s’agisse de documents de la vie courante ou vie privée,
- que l’on soit dans une entreprise.
Sommaire
Documents de la vie courante
Selon les documents, il y-a plusieurs délais possibles.
6 mois
- réclamation possible jusqu’à 6 mois après un voyage dont les prestations n’ont pas été remplies ou que partiellement remplies
1 an
- Arrêt maladie
2 ans
- pour tous types de contrats d’achat (immobilier, mobilier, voiture, etc…).
- Imprimer les mails ou faites des sauvegardes. Votre disque dur peut être détruit.
- Cette durée de 2 ans correspond aussi à la garantie légale minimale.
Remarque : si vous achetez une extension de garantie pour un objet, veillez à bien garder la facture pendant toute la durée de la garantie.
- Factures des avocats, notaires, médecins. Seules les factures doivent être conservées. Pas les descriptifs des coûts des procès (Prozessrechung)
10 ans
- Le dossier complet de votre déclaration de revenus.
- Tous vos relevés de salaires et les relevés joints à la déclaration
Attention: en cas de contrôle, s’il vous manque des documents, le fisc procède par estimation... cela peut vous revenir très cher.
- Relevés bancaires
- Crédit: bien entendu, vous devez conserver tous les documents afférant au crédit durant la durée du crédit. Ensuite, vous devez conserver pendant 10 ans ces documents, notamment le tableau d’amortissement.
30 ans
- Jugements, dossier constituant un procès, ordonnance portant injonction de payer.
Jusqu’à la fin du contrat (par exemple la vente de l’objet)
Pour des raisons fiscales, il vaut mieux conserver ces documents au moins 10 ans.
- Assurances (papiers relatives aux différentes assurances : maladie, vie, responsabilité civile, etc)
- Pour l’assurance auto, ne pas oublier, en plus du contrat d’achat, de conserver les papiers de la voiture et le justificatif d’imposition du véhicule (= Kraftfahrzeugsteuerbescheid). Ce sont les preuves que le véhicule ne vous appartient plus s’il y a un accident après que vous l ayez vendu.
- Logement, location: contrat de location, état des lieux, factures pour les charges et toutes les factures qui à la fin du contrat de location servent pour terminer le contrat (factures pour la cuisine, les sols, par exemple…)
- Logement, propriétaire: extrait du cadastre (Grundbuchauszug), les factures pour la construction, les dessins (plans techniques) et toutes les factures qui pour la vente du bien sont nécessaires pour la négociation du prix (cuisine, chauffage, sols, énergie solaire…)
À vie
- Certificat de naissance
- Certificat de baptême
- Certificat de mariage
- Copies du passeport, carte d’identité et du permis de conduire.
- Diplômes (attention: en Allemagne, on parle de Zeugnisse, qui a un sens très large)
- Certificat de formation
- Expertises médicales
- Certificat de décès des parents (ascendants et descendants)
- Documents pour le calcul de la retraite:
- Contrats de travail
- Documents de l’assurance sociale (fourni une fois par an par l’employeur)
- Tous vos relevés de salaires
- Les justificatifs d’immatriculation, de paiements de vos cotisations obligatoires depuis le début de votre formation. Remarque: en Allemagne, une certaine durée pour les études longues est prise en compte pour le calcul de la retraite
Dans une entreprise
Les délais légaux sont fixés soit par le Handelsgesetzbuch (Code de Commerce) ou la loi sur la responsabilité des produits (Produkthaftungsgesetz), les lois fiscales (Steuerrecht) et le droit civil (BGB, ZPO). Les délais de garde sont soit de 10 ans , soit de 6 ans.
La méthode de garde online/offline est appréciée de la même manière.
Exception faite pour les bilans d’ouvertures, les comptes annuels de fin d’année des entreprises, les originaux reçus et les copies de lettres commerciales ou d’affaires envoyées qui doivent être conservées sous forme papier.
Délais de garde des documents
Remarque: j’ai volontairement laissé la version allemande pensant que certains d’entre vous seraient heureux d’avoir la traduction.
Attention: pour tous les documents qui sont aussi des justificatifs comptables, la règle générale est un délai de 10 ans. | Délai de garde en année |
A | |
An-, Ab und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen / Immatriculation, Désinscription, changement d’immatriculation aux caisses d’assurance maladie publiques et caisses de remplacement | 6
|
Abrechnungsbelege / justificatif de règlement | 10
|
Abschreibungsunterlagen / documents d’amortissement | 10
|
Abtretungserklärungen / déclaration de cession | 6
|
Akkreditive | 6
|
Aktenvermerke (soweit Bilanzunterlagen oder
steuerlich-relevant) / mentions accompagnant les documents, notamment dans les bilans ou qui ont un impact fiscal |
10
|
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben /document relatifs à une offre qui ont conduit au contrat (=document pour le pre-négociation d’un contrat) | 6
|
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben / documents de pré-négociation si le contrat n’aboutit pas | 0
|
Angestelltenversicherung (soweit Buchungsbelege) | 10
|
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HBG) | 10
|
Anlageverzeichnisse | 10
|
Anwesenheitsliste (z. B. Stempelkarten)
|
10
6
0
|
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung | 10
|
Arbeitsplatzbeschreibung | 0
|
Ausfuhrunterlagen (Ausfuhrerklärungen und Belegnachweise für Um-satzsteuer usw.) | 6
|
Ausgangsrechnungen | 10
|
Außendienstabrechnungen | 10
|
Außenhandelsunterlagen | 6
|
Auszahlungsbelege | 10
|
B | |
Bankauszüge, Bankbelege | 10
|
Bankbürgschaften | 6
|
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 10
|
Belege, Sammelbelege, Beleglisten
|
10
0
|
Bestandsermittlungen (Inventurunterlagen) | 10
|
Bestellungen, Auftragsunterlagen
(einschließlich vorangegangenem Angebot) |
6
|
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen | 10
|
Betriebskostenrechnung | 10
|
Betriebsprüfungsberichte | 6
|
Bewertungsunterlagen | 10
|
Bewirtungsunterlagen | 10
|
Bilanzen und Bilanzanlagen | 10
|
Bons | 10
|
Buchungsanweisungen | 10
|
Buchungsbelege | 10
|
C | |
Codierungslisten | 10
|
COM-Verfahrensbeschreibungen | 10
|
Cpd-Konto (Konto pro Diverses) | 10
|
D | |
Datenträger von Buchungsbelegen | 10
|
Datenträger (von Handelsbüchern, Inventaren, Lageberichten, Kon-zernlageberichten/einschließlich der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen/Organisationsunterlagen) | 10
|
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) | 6
|
Dauerauftragsunterlagen | 10
|
Debitorenbuchhaltung | 10
|
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen | 10
|
Doppelbesteuerungsunterlagen | 6
|
Dubiosenbücher, Unterlagen über dubiose Forderungen | 10
|
E | |
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich
(z. B. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisations-beschreibungen) |
10
|
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenbücher | 10
|
Einfuhrunterlagen (Zollunterlagen, Einfuhrumsatzsteuerbelege usw.) | 6
|
Eingangsrechnungen | 10
|
Einheitswertunterlagen | 6
|
Einkaufsbücher, Wareneinkaufsbücher | 10
|
Eröffnungsanträge für Bankkonten und Depots | 6
|
Eröffnungsbilanzen | 10
|
Essenmarkenabrechnungen | 6
|
Exportunterlagen | 6
|
F | |
Fahrkostenerstattungsunterlagen | 10
|
Finanzberichte | 6
|
Frachtbriefe | 6
|
Frachttarife | 6
|
Freistempler-Abrechnungsunterlagen | 10
|
G | |
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schät-zungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar | 10
|
Gehaltsabrechnungen, -bücher, -journale, -kontokarten, -listen, Ge-haltspfändungsunterlagen | 10
|
Gemeinkostenverteilungsschlüssel | 6
|
Genehmigungen - nach Gültigkeitsablauf | 6
|
Gesamtkostenzusammenstellungen | 6
|
Geschäftsberichte (unterschriebenes Belegexemplar) | 10
|
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) | 6
|
Geschenknachweise | 6
|
Gesellschafterversammlung, -beschlüsse, Protokolle und sonstige Un-terlagen | 10
|
Gewährleistungsverpflichtungen | 6
|
Gewerbesteuerunterlagen / | 6
|
Gewinn- und Verlustrechnungen (Jahresrechnung) / factures de gain ou pertes (dans le cadre des bilans annuels) | 10
|
Gewinnfeststellungen | 6
|
Gründungsakten der Gesellschaft | 10
|
Grundbuchauszüge, Grundbücher und Journale (soweit Inventurunter-lagen) | 10
|
Grundbuchauszüge bei Kreditsicherungen, nach Vertragsablauf | 6
|
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10
|
Gutschriften, Gutschriftanzeigen | 10
|
H | |
Handelsbilanzen | 10
|
Handelsbriefe | 6
|
Handelsregisterauszüge | 6
|
Hauptbücher, -karteien | 10
|
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) | 10
|
I | |
Importunterlagen (Einfuhrunterlagen) | 6
|
Inkassobücher, -quittungen | 10
|
Inkassokarteien | 6
|
Inventare, Inventarnachweise | 10
|
Inventuranweisungen, -reinschriften | 10
|
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke | 10
|
Investitionszulage (Nachweise) | 6
|
J | |
Jahresabschlüsse (Bilanzen, Ergebnisrechnungen) | 10
|
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10
|
K | |
Kalkulationen und Kalkulationsunterlagen, Kostenrechnungen
|
6
0
|
Kantinenunterlagen | 10
|
Kapitalerhöhungsunterlagen | 6
|
Kapitalertragssteuerunterlagen | 6
|
Kassenabrechnungen / factures de caisse | 10
|
Kassenbelege / justificatifs de caisse | 10
|
Kassenbücher und Kassenberichte mit Kassenbuchfunktion | 10
|
Kassenzettel (nicht, soweit Tagessummenbons aufbewahrt werden) | 6
|
Kaufverträge / contrat d’achats | 6
|
Kommissions- (Auftrags-) und Abrechnungsunterlagen | 10
|
Kommissionslisten | 6
|
Konnossemente | 6
|
Konsignationsunterlagen | 10
|
Kontenpläne/Kontenregister | 10
|
Kontierungsbelege | 10
|
Kontoauszüge | 10
|
Kontokorrentbücher, -kontenkarten, -saldenverzeichnisse, -listen | 10
|
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte | 10
|
Kostenartenpläne | 10
|
Kostenstellenpläne | 6
|
Kostenträgerrechnungen | 10
|
Kreditorenbuchhaltung | 10
|
Kreditunterlagen
|
10
6
|
Kurzarbeitergeldlisten | 6
|
L | |
Ladescheine | 10
|
Lageberichte (auch für Konzerne) | 10
|
Lagerbücher, -karteien | 10
|
Lastschrift- und Gutschriftunterlagen | 10
|
Leasingunterlagen | 6
|
Leasingverträge (nach Vertragsende) | 6
|
Lieferantenerklärungen
|
6
10
|
Lieferscheine | 10
|
Lizenzunterlagen | 6
|
Lohnabrechnungen
|
6
10
|
Lohnkonten (siehe § 41 Abs. 1 Satz 9 EstG) | 6
|
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen | 10
|
Lohnquittungen | 10
|
Lohnsteuer-Jahresausgleich, Unterlagenüber Lohnsteuerkonten fürArbeiter und Angestellte | 10
|
M | |
Magnetbänder, -platten (soweit Grundbuch-, Konten- oder Belegfunkti-on) | 10
|
Mahnungen und -bescheide | 6
|
Maschinenkarteien (z. B. Anlagevermögenskarteien) | 10
|
Materialabrechnungen | 10
|
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) | 6
|
Monatsinventuren | 0
|
N | |
Nachkalkulationen | 10
|
Nachnahmebelege und -karten | 10
|
Nebenbücher | 10
|
O | |
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung | 10
|
P | |
Pachtunterlagen (soweit Handelsbriefe) | 6
|
Pachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10
|
Patente und Patentunterlagen - nach Ablauf des Patents | 6
|
Pensionskassenunterlagen | 10
|
Pfändungsunterlagen | 10
|
Portokassenbücher, soweit Belegfunktion | 10
|
Postgiroauszüge und –belege | 10
|
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien (soweit Bu-chungsunterlagen) | 10
|
Preislisten | 6
|
Proformarechnungen, soweit nicht Buchungs- oder Ausfuhrunterlagen | 0
|
Protokolle1 | 10
|
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen | 10
|
Prozesakten (nach Abschluss des Prozesses) | 10
|
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10
|
Q | |
Quartalsabschlüsse vorgeschriebene | 10
|
Quittungen | 10
|
R | |
Rabattangelegenheiten | 10
|
Rechnungen | 10
|
Rechnungseingangsbücher (externe, interne) mit Grundbuch-oderWareneingangsfunktion | 10
|
Rechtstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensab-schluss | 10
|
Reisekostenabrechnungen | 10
|
Repräsentationsaufwand, Unterlagen über | 10
|
Rückstellungsunterlagen | 10
|
S | |
Sachkonten | 10
|
Saldenbestätigungen, soweit Handelsbriefe | 6
|
Saldenbilanzen | 10
|
Saldenlisten, soweit Jahresabschlussunterlagen | 10
|
Schadensunterlagen, soweit Bilanzunterlagen
|
10
6
|
Scheckbelege, Scheckbegleitblätter, -listen, -einzugsaufträge, Scheck-versandverzeichnisse usw. | 6
|
Schriftwechsel | 6
|
Schuldscheine | 6
|
Skontolisten (soweit Buchungsunterlagen) | 10
|
Sozialversicherungsunterlagen | 6
|
Sparbücher | 6
|
Spendenbescheinigungen | 10
|
Steuererklärungen und –bescheide, Steuerrückstellungsberechnun-gen, Steuerbilanzen nebst Anlagen (soweit keine Handelsbilanz vor-handen) | 10
|
Stornobelege | 10
|
T | |
Tätigkeitsberichte | 10
|
Telefonkostennachweise | 10
|
Teilzahlungsunterlagen (soweit Buchungsunterlagen) | 10
|
U | |
Überstundenlisten und -meldungen
|
6
10
|
Überweisungs- und Umbuchungsbelege | 10
|
Umsatzsteuervoranmeldungen | 10
|
Urlaubsanträge | 0
|
Urlaubslisten für Rückstellungen | 10
|
Ursprungszeugnisse | 6
|
V | |
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10
|
Verkaufsbelege, -bücher und -journale | 10
|
Vermögensverzeichnis | 10
|
Vermögenswirksame Leistungen (soweit Buchungsbelege) | 10
|
Vermögenswirksame Leistungen (Handelsbriefe) | 6
|
Verträge | 6
|
Verträge (soweit handels-/steuerrechtlich von Bedeutung) | 10
|
Versand- und Frachtunterlagen
|
6
10
|
Versicherungsunterlagen | 6
|
Versorgungsunterlagen (soweit Buchungsunterlagen) | 10
|
Verträge/Vertragsunterlagen | 6
|
Vertreterunterlagen | 6
|
W | |
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) | 10
|
Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10
|
Wechsel, eingelöste (soweit Buchungsbelege -> Wechselsteuern) | 10
|
Werbekosten, Belege über | 10
|
Wertberichtigungen (Inventurunterlage) | 10
|
Z | |
Zahlungsanweisungen | 10
|
Zahlungsbelege | 10
|
Zessionen, Unterlagen über | 6
|
Zinsabrechnungen | 10
|
Zinsabrechnungsunterlagen | 6
|
Zollbelege | 10
|
Zwischenbilanzen Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirt-schaftsjahres | 10
|
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Kiki |
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